Rédiger un mail professionnel diffère énormément d'un courriel personnel. Le niveau d'exigence dans la forme et le fond du document est plus élevé. Dans le monde du travail, la compétence et le savoir-faire comptent énormément et se reflètent jusque dans les manières de rédiger un courrier électronique. Voilà pourquoi l'expéditeur doit faire très attention, autant à sa qualité rédactionnelle qu'à la pertinence de son message.
1. À éviter : les fautes d'orthographe
Les fautes d'orthographe sont les premières choses qu'un lecteur verra dans une rédaction. Suivre une formation en orthographe avant de rédiger un mail n'est pas obligatoire, mais comme l’échange est professionnel, les jugements du récepteur peuvent être sévères. Entre collèges, une ou deux fautes d'accord passeront encore une ou deux fois. Mais les fautes d'orthographe dans un mail entre deux hiérarchies différentes, de la part d'un prestataire à son client ou pour une demande d'emploi peuvent compromettre les futures collaborations.
Rédiger un mail professionnel implique donc de progresser en orthographe avant toute chose. De nombreuses entités professionnelles encouragent leurs employés à suivre une formation d'orthographe en entreprise. Cette initiative permet de fluidifier la circulation et la lecture des informations, et aussi de maintenir une bonne image de l'entreprise dans les mails sortants.
2. À arranger : la mise en page
Les personnes qui vont faire leurs premiers pas dans le monde du travail doivent améliorer le niveau des langues utilisées. Pour un meilleur encadrement, le mieux est de toujours le faire auprès d'un organisme de formation agréé. Après la remise à niveau, la mise en page d'un mail rst aussi importante et se divise généralement en trois parties. La première concerne l'entête dans lequel figure l'adresse de l'expéditeur et des destinataires, ainsi que l'objet. Pour l'expéditeur, l'adresse mail doit rester professionnelle, composée de son nom et de son prénom, ou bien de son poste si le mail est rattaché au nom de domaine de l'entreprise. Pour les multiples destinataires, il faut bien vérifier chaque adresse. L'objet doit être court, mais clair. Le titre du mail doit refléter son contenu et être percutant pour inciter le destinataire à l'ouvrir.
La seconde partie concerne le corps du mail. Avec une certification en orthographe, la rédaction doit se faire sans problème. Toutefois, la personne doit faire attention à la structure, veiller à faire des paragraphes, aérer le document et ne pas trop s'étaler sur un point. Ne pas hésiter non plus à mettre en gras, à numéroter si c’est nécessaire. La troisième partie concerne la signature qui peut aussi être utilisée comme une carte de visite. Sa formulation est essentielle, le nom, la fonction de l'expéditeur et les moyens de contact devraient y figurer. Actuellement, l'insertion peut se faire automatiquement pour la standardiser et gagner du temps.
3. À soigner : le niveau de langage
Même au sein d'une entreprise familiale où chaque membre se connaît, utiliser un ton familier est à bannir dans un mail professionnel. Un vrai professionnel se reconnaît dans sa manière de faire la part des choses et de ne pas mélanger les relations personnelles et de travail. Le ton doit rester neutre et respectueux. Entre collègues, l'utilisation d'émojis, de plaisanteries ou d'abréviations peut arriver. Mais pour un mail à adresser à un supérieur hiérarchique ou à un inconnu, le mieux est de l'éviter. Ces émoticônes affectent inévitablement le sérieux et la crédibilité de l’auteur du courriel. Savoir adopter le même langage que l’interlocuteur est essentiel dans un échange. En somme, le niveau de langage doit tenir compte du statut du récepteur et de la qualité de la relation que ce dernier entretient avec l’expéditeur. Dans tous les cas, une formation comme sur orthographiq.com peut toujours aider à parfaire la rédaction.
4. À ne pas oublier : la relecture avant l'envoi
Une relecture globale du document est essentielle avant l'envoi. Tous les points cités précédemment sont à revoir. Ces détails concernent autant les règles d'orthographe et la structure, que le message en lui-même. En somme, l’expéditeur doit revoir une dernière fois le fond et la forme du document dans son ensemble.
Cette dernière étape permet aussi de vérifier d'autres points comme :
- les pièces jointes : voir si tous les éléments sont bien attachés ;
- l'heure d'envoi : les moments à éviter sont les pauses, juste avant les fermetures des bureaux, les fins de semaine ou les days off du destinataire ;
- la longueur du mail : le plus important est d'aller à l'essentiel. Toujours garder à l'esprit que le destinataire est sur son lieu de travail, il est donc assez occupé.
Une dernière vérification rallonge le temps de la rédaction et de l'envoi. La moindre erreur peut affecter la compréhension ou l'image que le destinataire se fait de l'expéditeur. Ce temps doit être pris en compte avant de rédiger les mails. Un courriel professionnel ne doit pas être fait à la va-vite, sauf dans les cas les plus urgents.